Organisatoriske retningslinjer

Vedtatt av Landstinget 2014

Generelt

1.1. Om retningslinjene

Ved disse retningslinjene angir Landstinget bindende føringer på forbundets organisatoriske virksomhet i perioden fram mot neste Landsting. Alle sentrale organer og sentrale tillitsvalgte er forpliktet til å følge bestemmelsene i retningslinjene.

1.2. Budsjettrevideringer

Landstingets budsjett kan revideres av Representantskapet, med unntak av posten for Forbundskontingent som er hjemlet i dette regelverket (jfr. punkt 1.4 og 7). Sentralstyret står for den daglige forvaltningen av budsjettet og skal rapportere om status på forbundets økonomi til Representantskapet og Desisjonskomiteen. Arbeidsutvalget og Generalsekretæren skal holde

Sentralstyret regelmessig orientert om forbundets økonomi. Det skal produseres budsjettkontroll minst hver tredje måned og økonomirapporter generelt hver måned.

1.3. Økonomiske retningslinjer

Sentralstyret skal fastsette økonomiske retningslinjer som beskriver regler for økonomiske fullmakter til hhv. Generalsekretær, leder og Arbeidsutvalget, samt utfyllende regler for reisedekning, utlegg mv. Representantskapet skal framlegges retningslinjene til orientering.

1.4. Vedtak og endring

Disse retningslinjene er vedtatt av Landstinget og skal gjelde fram til Hyperions ordinære Landsting i 2015. Retningslinjene kan endres av Representantskapet med 3/4 flertall. For å kunne bli behandlet må et endringsforslag til retningslinjene være sendt Representantskapets medlemmer senest to uker i forkant av et møte. Desisjonskomiteen har ansvaret for tolkning og overholdelse av disse retningslinjene.

Sentralstyret

2.1. Generelt

Sentralstyret står ansvarlig for driften av forbundet og gjennomføringen av Landstingets vedtak. Sentralstyrets Arbeidsutvalget og Generalsekretæren skal foreta den daglige ledelsen og kontordrift, herunder fordeling an ansvarsoppgaver til sentralstyremedlemmer og andre frivillige, mindre økonomiske disposisjoner og avtaler, samt administrative forhold for øvrig.

2.2. Særskilte ansvarsområder

Sentralstyret har øverste ansvar for Hyperions prosjekter og forvaltning av Hyperions eierinteresser i andre virksomheter. Herunder vedtar Sentralstyret instruks og fullmakter for redaksjonsstyret til magasinet Pegasus, samt vedtar regler for Hyperions representasjon på generalforsamlingen til Unicorn Information Systems AS og forvalter Hyperions eierskap i selskapet.

2.3. Midlertidig ansatte

Arbeidsutvalget kan foreta ansettelser av vikarer eller stillinger med midlertidig varighet på opptil tre måneder. Honorering eller innleid hjelp på timesbasis faller innenfor generalsekretærens og Arbeidsutvalgets generelle administrative fullmakter.

2.4. Øvrige ansatte

Faste ansettelser eller midlertidige ansettelser med varighet på mer enn tre måneder må vedtas av Sentralstyret. Sentralstyret kan delegere fullmakt til å foreta en ansettelse og til å oppnevne tilsettingsutvalg til Arbeidsutvalget. Arbeidsutvalget fastsetter stillingsinstrukser for alle ansatte.

2.5. Ansettelsesprosesser

For å kunne ansette noen i en fast stilling må Representantskapet ha opprettet en stillingshjemmel med en generell beskrivelse av formålet med stillingen. Ved ansettelse må Sentralstyret velge et tilsettingsutvalg på mellom 2 og 4 personer som skal håndtere ansettelsesprosessen og innstille på hvem som skal ansettes. Generalsekretær eller leder må sitte i tilsettingsutvalget.

2.6. Generelt om frikjøp og ansettelser

Frikjøp av tillitsvalgte og ansettelser skjer innenfor de budsjettrammer Landstinget har vedtatt. Følgende, i prioritert rekkefølge, skal være hovedregelen for frikjøp i forbundet i kommende valgperiode:

• Generalsekretær skal frikjøpes i minst 80%, fortrinnsvis 100% stilling.
• Leder skal frikjøpes i minst 40% stilling.
• Nestleder(e) skal frikjøpes i minst 20% stilling.
• Sentralstyremedlemmer kan frikjøpes eller honoreres i forbindelse med enkeltoppdrag etter vedtak i Arbeidsutvalget.

Ytterligere regler om frikjøp

Sentralstyret vedtar nærmere regler for frikjøp og honorering av tillitsvalgte, utover det som er nevnt i disse retningslinjene. Dersom en tillitsvalgt selv ønsker det, kan Sentralstyret vedta annen frikjøpsordning enn den nevnt ovenfor så fremt det er innenfor eksisterende budsjettramme.

Krav knyttet til frikjøp

Tillitsvalgte som frikjøpes skal avkreves arbeidsinnsats tilsvarende sin stillingsprosent. Ordinær møtevirksomhet i Arbeidsutvalget, Sentralstyret og Representantskapet skal ikke regnes som arbeidsinnsats. Alle tillitsvalgte med frikjøp på 20% og oppover skal tegne arbeidskontrakt som følger vervet. Ansvarlig for arbeidskontrakten og oppfølging av arbeidsinnsatsen er Generalsekretæren. For Generalsekretæren er det leder og Arbeidsutvalget som har oppfølgingsansvaret.

Ytelser til tillitsvalgte

Arbeidsutvalget kan vedta å gi ytelser til sentrale tillitsvalgte, da fortrinnsvis til medlemmer i sentralstyret. Ytelser skal ikke gis som honorering men skal knyttes til konkrete og dokumenterte behov eller kompensasjonsordninger slik som reisedekning mv. Ytelser over 750 kr per måned per person må rapporteres til Desisjonskomiteen.

Sanksjoner

Dersom en frikjøpt tillitsvalgt ikke utfører arbeidsoppgavene sine skal det gjennomføres en medarbeidersamtale. Dersom det er et gjentakende problem skal det gis skriftlig advarsel. Dersom det er gitt skriftlig advarsel og problemene vedvarer, kan Arbeidsutvalget suspendere frikjøpet helt eller delvis.

Representantskapet

3.1. Generelt

Representantskapet står ansvarlig for forbundets strategiske virksomhet og skal mellom to Landsting foreta avgjørelser av stor prinsipiell eller praktisk betydning for organisasjonen. Representantskapet konstituerer seg selv og fastsetter sin egen forretningsorden, så fremt denne ikke strider med vedtektene eller disse retningslinjene.

3.2. Møtevirksomhet

Representantskapet skal møtes minst to ganger i året, fortrinnsvis i perioden april til mai og perioden august til september.. Sistnevnte møte skal ha fokus på behandling av innstillinger til Landstinget og eventuelle budsjettrevideringer og viktige økonomiske saker.

3.3. Prosess for valg av foreningsrepresentanter

Delegatene skal velges av styret eller årsmøtet til en medlemsforening, avhengig av hva foreningene selv ønsker Valg av representanter må meldes til Arbeidsutvalget og desisjonskomiteen.

3.4. Generelt om valg av foreningsrepresentanter

Ingen kan velges som representant fra en forening dersom personen ikke er medlem av foreningen på valgtidspunktet. Dersom en forening ikke har betalt Forbundskontingenten foregående år mister de automatisk sin stemmerett i Representantskapet fram til kontingenten er betalt.

3.5. Vedtaksdyktighet

Vedtaksdyktighet i Representantskapet regnes alltid ut i fra antallet representanter som er valgt senest en uke før et møte avholdes. Ikke valgte representanter teller ikke med i beregningen. En forening kan endre sine valgte delegater ved styre-eller årsmøtevedtak. En slik endring må meldes til Arbeidsutvalget og desisjonskomiteen innen start av Representantskapsmøtet.

Valgkomiteen

4.1. Konstituering

Valgkomiteen konstituerer seg selv og består av de personene som er valgt av Landstinget til Hyperion i tråd med forbundets vedtekter. En person skal utpekes til leder av og blant valgkomiteens medlemmer. Valgkomiteen er kun vedtaksdyktig dersom minst halvparten av komiteens medlemmer deltar på et møte.

4.2. Mandat

Valgkomiteens mandat er å finne frem, nominere og innstille på kandidater til Sentralstyret, Arbeidsutvalget, Representantskapet og Desisjonskomiteen.

4.3. Møter

Det innkalles til møter i Valgkomiteen dersom komiteens leder, to medlemmer av komiteen, Arbeidsutvalget, Sentralstyret eller Desisjonskomiteen krever det. Komiteens leder er ansvarlig for å kalle inn til møter.

4.4. Orienteringer

Valgkomiteen skal orientere om sitt arbeid på hvert representantskapsmøte.

4.5. Nominasjoner og kandidater

Kandidater til Arbeidsutvalget, Sentralstyret, Representantskapet og Desisjonskomiteen kan nomineres av og blant Hyperions medlemsmasse, av medlemsforeningene, av et av Hyperions sentrale organer, råd eller utvalg eller av Valgkomiteen på eget initiativ. Valgkomiteen bør ha en samtale med alle kandidater som stiller til et verv før den legger frem en innstilling.

4.6. Sentralstyret

Valgkomiteen skal vektlegge kandidatenes kompetanse og mulighet til å aktivt bidra til gjennomføring av Sentralstyrets arbeidsoppgaver. Videre er det en fordel om kandidatene har erfaring fra organisasjonsarbeid og/eller har vært aktiv i en eller flere av Hyperions medlemsforeninger. Sentralstyrets medlemmer bør i funksjonstiden bo innen rimelig reisetid fra Hyperions sentralkontor. Kandidater til Sentralstyret må forventes å kunne forplikte seg til å arbeide så mye som vervet krever og å delta på Sentralstyrets arbeid gjennom hele året. I tillegg må arbeidsutvalgsmedlemmer ha mulighet til å oppfylle ansettelsesforhold som følger med vervet.

4.7. Representantskapet

Valgkomiteen skal innstille på det antallet personer som medlemmer og varamedlemmer til Representantskapet som det er angitt i vedtektene. Valgkomiteen skal også tilstrebe at bredden av alle interesseområdene forbundet bygger på (data, spill, laiv, mediafandom med mer) er representert i Representantskapet, at Representantskapet som helhet har en så bred som mulig geografisk og kjønnsmessig representasjon og at foreningene som ikke har fast representasjon er representert.

4.7. Desisjonskomiteen

Valgkomiteen skal innstille på det antall personer som er angitt i vedtektene. Det bør vektlegges at nominerte til Desisjonskomiteen har bred organisatorisk erfaring, fortrinnsvis fra arbeid med og i Hyperion, kjennskap til økonomi og regnskap, og fortrinnsvis har en tilknytning til miljøene Hyperion representerer.

4.8. Regionslag

Valgkomiteen skal om regionslagene ønsker det, bistå regionslagene ved valg av styre til regionslagene.

4.9. Habilitet

Et medlem av valgkomiteen kan ikke være med på å avgjøre en nominasjon dersom det gjelder et verv komitemedlemmet selv er kandidat til. I tråd med god organisasjonsskikk skal ingen medlemmer være med på å avgjøre en nominasjon som involverer et familiemedlem, nær slekt eller partner/ektefelle. Et medlem av Valgkomiteen som selv stiller til et verv i organisasjonen der Valgkomiteen er innstillende organ, må trekke seg fra Valgkomiteen i det han/hun kunngjør sitt kandidatur og senest en måned før vervet skal velges.

Pegasus

5.1. Generelt

Pegasus er et magasin som skal favne stoff knyttet til de fantastiske fritidsinteressene og tilhørende tematikk. Magasinet utgis av Hyperion og produseres av en redaksjon.

5.2. Redaksjon

Pegasus produseres av redaksjonen. Som kan bestå av medlemmer av Hyperion og andre. Sentralstyret nedsetter redaksjonen.

5.3. Økonomi

Pegasus’ budsjett og økonomiske fullmakter delegeres av Sentralstyret og skal være i tråd med Landstingets budsjettvedtak.

Frifondfordeling

6.1. Generelt

Frifondfordelingen skal sørge for en distribusjon av Hyperions Frifondsmidler som gir et tilskudd basert på størrelse og et grunntilskudd per foreningen uavhengig av størrelse. For å kunne motta midler etter frifondfordelingen må foreningene det angår ha betalt forbundskontingenten foregående år (med mindre det er en nyetablert forening), samt være godkjent iht. Hyperions vedtekter. En forening kan velge å reservere seg mot å motta Frifond Organisasjon, foreningen skal da ikke rapporteres til LNU eller legges til grunn i kalkuleringen av poeng etter §6-3.

6.2. Utbetaling og oppføling

Det skal stilles krav fra foreningene om rapportering av bruk av midlene man får tildelt. Dersom en medlemsforening har en total omsetning lavere enn frifondtilskuddet man fikk det aktuelle året, skal Sentralstyret kreve midlene tilbake. Sentralstyret kan fastsette nærmere regler for dette og for frister og krav til utbetalinger av frifondtilskuddet.

6.3. Kalkulering av poeng

Hver forening får tildelt en sum poeng som blir brukt videre for å kalkulere hvor mye støtte foreningen skal få. Tilskudd gis på bakgrunn av medlemstall fra foregående medlemsår. Nøkkelen er som følger:

• Foreninger som var med på å generere støtten som blir utbetalt får 100 grunnpoeng, pluss ett poeng per tellende medlem under 26 år basert på medlemslisten for fjoråret.
• Foreninger som meldte seg inn året før støtten blir utbetalt får 100 grunnpoeng, pluss ett poeng per tellende medlem under 26 år basert på medlemslisten for fjoråret, opptill men ikke høyere enn en total på 500 poeng innkludert grunnpoengene.
• Foreninger som meldte seg inn det året støtten blir utbetalt får 100 poeng.

6.4. Administrasjonsandel

Hyperion skal ha en administrasjonsandel på tilsvarende det som er tillat iht. reglene til Landsrådet for Norges Barne- og Ungdomsorganisasjoner (LNU).

6.5. Fordeling til medlemsforeninger

Midlene som er til overs etter at man har trukket fra administrasjonsandelen fordeles på den totale summen poeng generert i punkt 1 i dette dokumentet. Dermed framkommer verdien av en HGF (Hyperions grunnsats for firfondfordeling). En forenings poengsum ganges så med verdien av en HGF for å få det totale frifondtilskuddet man skal få utbetalt.

6.6. Tiltak ved stor medlemsvekst

Etableringsstøtte (punkt 6.2. bokstav B) kan ikke senke utbetalingen til støttegenererende foreninger. Om summen av et frifondpoeng går ned i verdi sett i forhold til fjorårets nivå, skal denne alternative fordelingen benyttes: Verdien av ett poeng for støttegenererende foreninger definert i punkt 6.2. bokstav A skal være lik nivået som fjoråret. Den summen som er igjen etter man har trukket fra administrasjonsandelen blir fordelt på den totale poengsummen ikke-støttegenererende foreninger har generert, som kalkulert i punkt B.

Forbundskontingent

7.1. Generelt

Forbundskontingenten skal betales av alle medlemsforeninger og kreves inn av Sentralstyret. En medlemsforening som ikke har betalt forbundskontingenten kan risikere å miste stemmerett i Representantskapet og på Landstinget, og kan bli fratatt medlemskapet sitt i Hyperion. Sentralstyret kan fastsette nærmere regler for innkreving av forbundskontingenten.

7.2. Kalkulering av poeng

Hver forening får tildelt en sum poeng som blir brukt videre for å kalkulere hvor mye kontingent foreningen skal betale. Kontingenten fastsettes på bakgrunn av medlemstall fra foregående medlemsår. Nøkkelen er som følger:

• Foreninger som var med på å generere frifondstøtte får 100 grunnpoeng, pluss ett poeng per tellende medlem under 26 år basert på medlemslisten for fjoråret.
• Foreninger som meldte seg inn året før frifondstøtten blir utbetalt 100 grunnpoeng, pluss ett poeng per tellende medlem under 26 år basert på medlemslisten for fjoråret, opptil men ikke høyere enn en total på 500 poeng inkludert grunnpoengene.
• Foreninger som meldte seg inn det året frifondstøtten blir utbetalt får 100 poeng.

7.3. Fordeling av kontingent

Den totale summen av kontingent som skal samles inn, fastsatt av budsjettet, blir delt på den totale summen poeng generert i punkt 1 i dette dokumentet. Dermed framkommer verdien av en HGK (Hyperions grunnsats for forbundskontingent). En forenings poengsum ganges så med verdien av en HGK for å få det totale kontingentbeløp man må betale.